Obľúbené nástroje, ktoré pomáhajú neziskovým organizáciám byť efektívnejšie

V dnešnom článku sa pozrieme na digitálne nástroje, ktoré podľa môjho názoru môžu pomôcť neziskovým organizáciám zjednodušiť si prácu a zlepšiť svoju produktivitu. Vybral som nástroje, ktoré umožňujú organizáciám pracovať efektívnejšie, uľahčujú komunikáciu, správu projektov a sledovanie času. S týmito nástrojmi pracujem na dennej báze ako projektový manažér vo firme, kde všetci pracujeme z domu. Takže ak pracujete v neziskovej organizácii a chcete sa dozvedieť viac o tom, ako využívať tieto nástroje na zlepšenie svojho fungovania, čítajte ďalej.

Efektívna komunikácia

Ako človek, ktorý pracuje vo "full remote" prostredí, viem, aká dôležitá je komunikácia. Našťastie existuje mnoho komunikačných nástrojov, ktoré môžu uľahčiť komunikáciu a spoluprácu v rámci tímu! Vybral som tieto dva, ktoré používame aj na našich projektoch na komunikáciu v rámci tímu aj s klientmi:

Slack

Slack mám veľmi rád, pretože je jednoduchý na používanie, s ľudmi môžete komunikovať v reálnom čase. Môžete vytvárať kanály pre konkrétne projekty alebo tímy, zdieľať súbory a dokonca integrovať s inými nástrojmi ako je Trello alebo Asana. Navyše, je to skvelý spôsob, ako znížiť počet e-mailov a udržať všetku komunikáciu na jednom mieste.

Discord

Vznikol najmä pre hernú komunitu, ale pomaly si našiel svoje miesto aj v iných oblastiach. My používame Discord na komunikáciu v rámci firmy, ale aj s našimi zákazníkmi, ktorí si ho obľúbili. Ponúka rovnaké funkcie ako Slack, ale nemá obmedzenie histórie na 10 000 správ, ako je to u neplatenej verzie Slack. Oba nástroje majú web aj mobilnú aplikáciu, takže ich viete používať na akomkoľvek zariadení.

Existujú dva druhy komunikácie - asynchrónna a synchrónna. Asynchrónna komunikácia umožňuje komunikovať bez potreby okamžitej odpovede, ako napríklad e-mailové správy. Pri tzv. práci z domu je to najbežnejší typ komunikácie, keď neočakávate, že vám druhá strana odpovie hneď, ale až keď bude dostupná, alebo mať odpoveď na vašu požiadavku. Synchrónna komunikácia na druhej strane umožňuje okamžitú interakciu, ako napríklad telefonáty. Tento typ komunikácie je užitočný, keď potrebujete rýchlu odpoveď.

Slack a Discord umožňujú oba typy komunikácie. Keďže sú tieto nástroje zvyčajne v cloude, môžete sa pripojiť k nim odkiaľkoľvek, čo je obzvlášť užitočné pre neziskové organizácie, ktoré pracujú s dobrovoľníkmi alebo externými partnermi.

Pri výbere nástroja na komunikáciu je dôležité zvážiť potreby vašej organizácie. Okrem spomínaných dvoch nástrojov, existuje mnoho ďalších ako Microsoft Teams, Facebook Messanger, WhatsApp a podobné. V každom prípade by ste mali zvoliť nástroj, ktorý je pre vás a váš tím najefektívnejší. S výberom a použitím správnych nástrojov, môžete pomôcť svojej neziskovej organizácii dosiahnuť svoje ciele jednoduchšie.

Riadenie projektov a úloh

Či už pracujete na viacerých projektoch naraz, alebo len na jednom, je dôležité mať prehľad o úlohách, ich stave a kto je za danú úlohu zodpovedný. Vybral som nástroje, ktoré sú jednoduché a je možné ich používať aj bezplatne.

Trello

Trello je jeden z mojich obľúbených nástrojov, pretože je vizuálny a jednoduchý na používanie. Môžete vytvárať nástenky pre rôzne projekty alebo tímy, priradiť úlohy, nastaviť termíny a komunikovať s členmi tímu. Komunikácia k danej úlohe je uložená v karte danej úlohy a tak sa nestratí niekde v e-mailoch. Používanie Trella veľmi pripomína nástenku s lepiacimi papierikmi.

Asana

Asana je ďalší skvelý nástroj, ktorý ponúka množstvo funkcií ako napríklad pridelenie úloh, termíny, kalendáre a časové osi. Ja som používal Asanu na správu zložitejších projektov a spoluprácu s externými partnermi. V porovnaní s Trello je Asana vhodnejšia, ak chcete mať prehľad o úlohách v kalendári a nie ste zvyknutý na nástenky.

Vo svete IT sú stále viac populárne Agilné metódy riadenia projektov. Táto metodika sa však nemusí obmedzovať len na oblasť IT. Teoreticky ich je možné použiť na čokoľvek, napríklad aj svadbu som si plánoval pomocou nástenky v Trello.

Jednou z metód je Kanban. Využíva vizuálny prístup na zobrazenie práce, ktorá sa musí vykonať, práce, ktorá sa aktuálne vykonávajú, a práce, ktoré už boli dokončené. Myslím, že táto metóda je jednoduchá na pochopenie a je vhodná pre neziskové organizácie, ktoré potrebujú zlepšiť svoju projektovú riadiacu schopnosť a zabezpečiť efektívne riadenie svojich projektov.

Sledovanie času

Čas je jedným z najcennejších zdrojov, ktorý máme v neziskových organizáciách. Preto je tak dôležité zabezpečiť, aby sme ho využívali efektívne! Tu je nástroj na sledovanie času, ktorý vám môže pomôcť udržať prehľad nad vaším časom:

Clockify

Clockify je jednoduchý, ale výkonný nástroj na sledovanie času stráveného na úlohe, resp. projekte. Umožňuje vygenerovanie reportov, ktoré môžete využiť pri dokumentovaní projektov, ak je to vyžadované pri čerpaní grantu. Ja sám používam Clockify na sledovanie dobrovoľníckych hodín, fakturáciu klientov a sledovanie toho, koľko času venujem rôznym projektom.

Záver

To je všetko! V článku som spomenul niektoré z mojich obľúbených nástrojov, pri ktorých si myslím, že pomôžu vašej neziskovej organizácii pracovať efektívnejšie v dnešnom digitálnom svete.

Ak máte záujem o vytvorenie webovej stránky pre vašu neziskovú organizáciu alebo potrebujete poradiť ohľadom spomínaných nástrojov, radi vám s tým pomôžeme.

Na stránke neziskovky.space ponúkame bezplatné služby, ktoré pomáhajú neziskovým organizáciám vytvárať svoje vlastné webové stránky. Rozumieme jedinečným výzvam, ktorým čelia neziskové organizácie, a sme odhodlaní vám pomôcť dosiahnuť vaše ciele.

Ďakujem vám za prečítanie a dúfam, že vám tento článok pomohol! Ak máte akékoľvek otázky alebo pripomienky, neváhajte nás kontaktovať. Vždy radi pomôžeme.

Kontaktujte nás